Several weeks ago, I chaired my first meeting of Scouts Canada’s Board of Governors. The folks on the board come together from all over Canada, they come from many different backgrounds, and they’re all extremely passionate about Scouting’s mission.
During our deliberations, I challenged the board members to talk about the big picture. Here is a brief compilation of some of the discussion points. As you read on, I challenge you to think big, too!
Members began by breaking into three discussion groups and discussed the following three questions:
1. What three adjectives or short phrases best characterize this organization?
Top choices:
Fun! 
Adventurous!
Safe!
Achievement oriented!
Environmentally friendly!
Leadership!
Others noted:
Youth-centred
Outdoor activity oriented
Democratic
Thrifty
Courteous
Resourceful
Rewarding
Affordable
Empowering
Educational
Preparing better citizens
Community focused
Trustworthy
Reliable
Healthy
Bureaucratic
Prepared
Wise
Action oriented
National
International
Co-ed
Multicultural
Friendly
Wholesome
Infectious
How would people outside of our organization describe us? We need to look at our research on this, and perhaps do further surveys or focus groups. We can look at what we aspire to, and how to bridge the gaps.
Second question…
2. What do you hope will be most strikingly different about our organization in five years?
GROWTH – a growing organization; growth in market percentage of youth population; 125,000 members in five years (5,000 per year)?
INTERNET – social networking needs to be a major focus; we need to market to parents and youth through the Internet as well
YOUTH INVOLVEMENT – a greater percentage of youth on boards, committees, etc.; possible long-term goal of eliminating youth rep positions because youth will already be engaged in a variety of key volunteer roles
ENVIRONMENT – we will be recognized in Canadian society for our environmental leadership
IMAGE – We need to become cool and appealing to youth. How?
Major increase in public promotion
Recognition for environmental leadership – young people today are concerned about the planet
Helping the environment makes young people feel good about themselves – we can latch onto that to become more relevant
We can get kids away from TV/computers and get them outdoors
Youth can become ambassadors for Scouting and environmental leadership
Environmental concern is a growing trend among youth
We need to get our message out – young people don’t see our magazine… we need to be on TV and Internet, and we need to get into schools in a much more significant way
We need to be more professional in our approach to branding – we’re on the right track
We need to be ambassadors/champions for Scouting
Focus on market share when we talk about numbers, and look at demographics in each area of Canada
History/tradition... We claim to be relevant... how can we be more relevant?
Tie in environment, fitness, health, great value for money…
Put magazine in public places when we’re done with it; encourage Councils to distribute them to doctor’s offices, schools, hair salons, etc.
Partner with like-minded community organizations (e.g. YMCA/YWCA, Girl Guides, schools, etc.)
Internet social networking needs to be a priority
Other points discussed:
Financially stable across the country; with a sufficient operating reserve
Bilingual
Better use of our stewardship; quality standards for our facilities
More international involvement of youth
DIVERSITY – Multicultural representation; diversity on boards and committees
Reinstitution of national jamboree schedule – every Scout gets the opportunity to attend a major jamboree
Staff allocation/rationalization
E-commerce (retail) – major increase in online retail
Strong, cooperative partnerships with L’Association
Stronger senior sections
Increased government relations
Empowerment, leader buy-in
More professional, integrated
Less dependent on membership revenue – ultimately eliminate leader registration fee
How do people outside organization see us today?
History/tradition
Disciplinary
Public opinion impacted by newspapers and other media
Level of awareness is low, and it tends to be either old-fashioned or negative
And the final question…
3. What is the biggest gap between what the organization claims it is and what it actually is?
We believe we represent a broad cross-section of Canadian youth (i.e., co-ed, multicultural, bilingual).
We believe we are diverse, co-ed, and relevant.
We believe we are inclusive, prepared, and flexible.
While we’ve made great progress, there is more work to be done, and the board members acknowledged this.
Other points raised:
We need to be on top of information technology, and we need to be environmentally focused.
We need be able to measure how diverse we are.
Unless we change what we are trying to sell, the results won’t change.
What are we prepared to change in order to see different results?
We need to look at our traditions – how are they holding us back?
Is it relevant to run our program and our meetings in the way our leaders always have done? (e.g., come join us, but not for this part of the ceremony/meeting until you’re invested)
Tradition results in different schools of thought and different practices.
The concept of “it’s always been this way” doesn’t reflect life and doesn’t reflect society – we need to be a fluid, dynamic organization.
Who are we marketing to? For instance, to recruit young children, we need to market to parents.
It would be great if we become less dependent on membership revenue.
In light of the discussion on the first three questions, board members then considered what strategic directions were most important to our success. There was full agreement that the three most important directions were the first three:
• Remaining RELEVANT to Canadian Society
• Broadening VOLUNTEER SUPPORT
• Strengthening Scouting’s EXTERNAL PROFILE
Major emphasis should be placed on remaining or becoming more relevant. Remaining relevant inevitably means change.
Points raised for consideration:
We can promote skills transfer – Scouting offer professional development opportunities through our training programs
Consider new models – focus on social enterprise
Truly focus on quality – Quality product, and quality in everything we do (professional approach), a quality “umbrella” – training, facilities, program evaluation, etc.
When we consider the second strategic direction, we should add training and youth involvement/engagement and capacity to broadening volunteer support – each of these items should be part of our strategy.
Youth involvement is linked to volunteer recruitment – by engaging young leaders, we will increase our capacity for growth.
There is recognition that all seven directions are connected.
The Board discussed what work needs to be done to place greater emphasis on the first three strategic directions.
There needs to be real, meaningful communication of the strategic directions at all levels of the organization – and it’s two-way
Online training resources should be developed
Accountability – we need to measure and manage performance
We need to keep our focus on the outdoors – it’s part of who we are and it’s a key learning resource
We need to re-energize the Area Commissioner’s and Group Commissioner’s roles – they need to make membership development a real priority, and field staff need to be actively engaged as well
We need to be clear on the priority on relevance – internal communications is critical
Area Service Teams need to connect strategic directions to program standards
People at grassroots for the most part don’t participate in Council (and sometimes Area) meetings – we need to change our approach in how we connect with our members – and we need to embrace technology
We need to simplify our communications structure – there is a need for greater consistency
We need to invest more resources in marketing if we are to change perception – do we have the right product to market? Is the issue product or perception, or some of both?
We need a one-year, two-year, three-year action plan for the work of the Board of Governors
We want to grow membership, and we’re probably going to do it in the areas in which we’re really strong
Our leaders and training needs to be seen as the best – part of our volunteer’s professional development – the quality of our training should be seen as a positive enhancement, and beneficial in an individual’s professional life
Next, board members reflected on what we can do between now and our next meeting to help Scouting and to continue our work.
It was agreed that our board’s committees and their work should reflect our top three priorities – the first three strategic directions.
During our time together, we focused on what we can do and where we can go, rather than talking only about our finances and other fiduciary matters – we need to continue the conversation on how we identify and re-allocate resources to reflect our strategic priorities.
So, what are your thoughts? I know these notes cover a lot of different topics. If you have some ideas to share, please feel free to e-mail me – skent@scouts.ca. We’re all in this together. If we are going to be successful in moving the organization forward, everybody has a role to play. And that means that we all need to be focused on the right things, and we also need to be really committed to growing Scouting.
I look forward to my next board meeting!
Il y a plusieurs semaines, j’ai présidé ma première réunion du Conseil des Gouverneurs de Scouts Canada. Les personnes qui se réunissent proviennent de toutes les régions du Canada, de différents milieux et sont toutes passionnées par la Mission du scoutisme.
Durant les délibérations, j’ai lancé aux membres du Conseil le défi de discuter de la situation dans son ensemble. Voici une brève compilation de certains sujets de discussion. Je vous lance également le défi de penser grand, tous au long de votre lecture.
Les membres ont tout d’abord formé trois groupes de discussion sur les trois sujets suivants :
1. Quels adjectifs ou courtes phrases caractérisent le mieux cette organisation?
Les gagnants sont : Plaisir! Aventure!Sécurité!Orientée vers l’accomplissement!Écologique!Leadership!Et les autres : Centrée sur les jeunesCentrée sur des activités de plein airDémocratiqueÉconomeCourtoiseRemplie de ressourcesGratifianteAbordableStimulanteÉducativePépinière de bons citoyensCentrée sur la communauté
Digne de confianceFiableSaineBureaucratiquePrêteSageOrientée vers l’actionNationaleInternationaleMixteMulticulturelleAmicaleSalutaireContagieuseComment les gens à l’extérieur de l’organisation nous décrivent-ils? Nous devons examiner nos recherches à ce sujet et peut-être faire d’autres sondages ou former des groupes de travail. Nous pouvons aussi examiner nos aspirations et comment combler les écarts.
Deuxième question…2. Quels changements marquants, espérez-vous, seront apportés à cette organisation dans cinq ans?
CROISSANCE – Une organisation en croissance, une augmentation de la part de marché chez les jeunes - 125 000 membres dans cinq ans (5 000 par année)?INTERNET – Le réseautage social doit être en enjeu majeur, nous devons faire la promotion sur Internet à la fois auprès des parents et des jeunes.ENGAGEMENT DES JEUNES – Un pourcentage plus élevé de jeunes sur les conseils et les comités; à long terme, éliminer la position de représentant des jeunes parce que ces derniers seront déjà engagés dans un ensemble de rôles bénévoles importants.
ENVIRONNEMENT – Nous serons reconnus au sein de la société canadienne pour notre leadership en environnement.IMAGE – Nous devons avoir une image « cool » et attrayante pour les jeunes. Comment y arriver?Accentuer de façon importante la promotion auprès du public.Être reconnu comme chef de file en environnement – les jeunes d’aujourd’hui sont préoccupés par le sort de la planète.Les jeunes se sentent bien lorsqu’ils aident l’environnement – nous pouvons compter sur cet aspect pour devenir plus pertinents.Nous pouvons éloigner les jeunes de la télé/de l’ordinateur au profit des activités de plein air.Les jeunes peuvent devenir des ambassadeurs pour le scoutisme et des chefs de file pour l’environnement.La préoccupation environnementale est une tendance à la hausse chez les jeunes.Nous devons transmettre notre message – toutefois, les jeunes ne voient pas notre magazine... Nous devons être à la télé et sur Internet, nous devons être beaucoup plus présents dans les écoles.Nous devons être plus professionnels dans notre approche pour faire connaître notre image – et nous sommes sur la bonne voie.Nous devons être des ambassadeurs/champions du scoutisme.
Nous devons viser une part de marché lorsque des chiffres sont évoqués et étudier les données démographiques de chaque région du Canada.
Histoire/tradition... Nous nous réclamons d’être pertinents... comment pouvons-nous être plus pertinents?Valoriser l’environnement, la bonne forme physique, la santé, la valeur qualité prix…Placer le magazine dans des lieux publics lorsque nous en avons fini, encouragez les conseils à les distribuer dans les cabinets de médecin, dans les écoles, les salons de coiffure, etc.Établir des partenariats avec des organisations communautaires ayant une vision similaire (p, ex. YMCA/YWCA, Girl Guides, écoles, etc.)Le réseautage social par Internet doit être une priorité.Autres points discutés : Stabilité financière à travers le pays; avec une réserve suffisante de fonctionnement.Bilinguisme.Meilleur usage de notre intendance; normes de qualité pour nos installations.Engagement international accru de nos jeunes.DIVERSITÉ – Représentation multiculturelle; diversités sur les conseils et les comités.Réinstallation d’un calendrier de jamborees nationaux – chaque scout doit avoir la chance de participer à un jamboree majeur. Affectation du personnel/rationalisation.Cybercommerce (détail) – accroissement majeur de la vente au détail en ligne.Partenariat et une bonne coopération avec L’Association.Sections seniors plus fortes.Davantage de liens avec les gouvernements.Responsabilisation, appropriation par les animateurs.Professionnalisme, intégration.Être moins dépendants des revenus provenant des cotisations d’adhésion – éliminer éventuellement la cotisation d’inscription des animateurs.
Comment les gens extérieurs à l’organisation nous perçoivent-ils aujourd’hui?Histoire/tradition.Disciplinaire.L’opinion du public est influencée par les journaux et les autres médias.Le niveau de sensibilisation est peu élevé et la perception du public tend à nous voir comme démodés ou la perception est simplement négative.Et la dernière question…3. Quel est le plus grand fossé entre les prétentions de l’organisation et la réalité?Nous croyons que nous représentons un éventail assez vaste des jeunes Canadiens (c.-à-d. organisation mixte, multiculturelle, bilingue).Nous croyons que nous sommes diversifiés, mixtes et pertinents.Nous croyons que nous sommes inclusifs, prêts et flexibles.Bien que nous ayons accompli de grands progrès, il y a encore beaucoup de travail à accomplir et les membres des conseils le reconnaissent.D’autres points soulevés : Nous devons être à la pointe de la technologie de l’information, et nous devons nous concentrer sur l’environnement.
Nous devons être en mesure d’évaluer notre diversité.À moins de modifier le produit que nous voulons vendre, les résultats ne changeront pas.Que sommes-nous prêts à modifier pour obtenir des résultats différents?
Nous devons examiner nos traditions. Comment nous empêchent-elles d’avancer?
Est-il pertinent d’animer nos programmes et nos réunions de la façon dont nos animateurs l’ont toujours fait? (P. ex. : Tu peux de joindre à nous, mais pas pour cette cérémonie/réunion pas avant d’être investi)Les traditions amènent différentes écoles de pensée et différentes pratiques.Le concept « Cela a toujours été ainsi » ne représente pas la vie et ne représente pas la société – nous devons être une organisation fluide, dynamique.Auprès de qui faisons-nous le marketing? Par exemple, pour recruter de jeunes enfants, nous devons nous adresser aux parents. Il serait bien de devenir moins dépendants des revenus des adhésions. À la lumière de la discussion sur les trois premières questions, les membres du conseil ont examiné les directions stratégiques qui étaient les plus importantes pour notre succès. Tous ont reconnu que les trois premières orientations stratégiques étaient les plus importantes.
▪ Demeurer PERTINENT pour la société canadienne
▪ Élargir le SOUTIEN AUX BÉNÉVOLES
▪ Renforcer l’IMAGE DE MARQUE du scoutisme
Les plus grands efforts devraient être mis sur la pertinence (le demeurer ou le devenir). Demeurer pertinent nécessite nécessairement des changements.
Points à prendre en considération : Nous pouvons faire la promotion du transfert des compétences – le scoutisme offre des possibilités de perfectionnement professionnel à travers ses programmes de formation.
Examiner de nouveaux modèles – se centrer sur l’entreprise d’économie socialeMiser sur la qualité – Un produit de qualité et la qualité dans tout ce que nous faisons (approche professionnelle), un « chapeautage » de qualité – formation, installation, programme évaluation, etc.Lorsque nous examinons la deuxième orientation stratégique, nous devons ajouter la formation et la participation des jeunes/engagement et la capacité d’élargir l’appui aux bénévoles – chacun de ces volets devrait faire partie de notre stratégie.
La participation des jeunes est liée au recrutement de bénévoles – en engageant de jeunes animateurs, nous augmenterons notre capacité à croître.
Il y a la reconnaissance à laquelle sont reliées les sept orientations.Le conseil a discuté du travail à accomplir pour mettre davantage l’accent sur les trois premières orientations stratégiques.
Il doit y avoir une communication réelle et significative des orientations stratégiques à tous les niveaux de l’organisation – et cela, dans les deux sens.Des ressources de formation en ligne devraient être développées.L’obligation de rendre compte – nous devons mesurer et évaluer la performance.
Nous devons miser sur le plein air – il fait partie de ce que nous sommes et il est une source d’apprentissage essentielle.Nous devons redynamiser les rôles de commissaires de secteur et de commissaires de groupe – la croissance des effectifs doit devenir une réelle priorité et le personnel sur le terrain doit également s’engager activement.
Nous devons être clairs en ce qui concerne la pertinence qui doit être prioritaire – les communications internes sont essentielles.Les équipes de service de secteur doivent relier les orientations stratégiques aux normes de programme.
Les personnes à la base, pour la plupart, ne participent pas aux réunions du conseil (et parfois du secteur) – nous devons modifier notre approche en ce qui a trait avec les relations avec nos membres – et nous devons nous servir de la technologie
Nous devons simplifier notre structure de communication – une meilleure cohérence est nécessaire.
Nous devons investir davantage de ressources dans le marketing si nous voulons modifier la perception. Avons-nous le bon produit à publiciser? L’enjeu est-il le produit ou la perception ou un peu des deux? Nous avons besoin d’un plan d’action d’un an, deux ans, trois ans pour le travail du Conseil des gouverneurs.
Nous voulons augmenter le nombre de membres, et nous allons probablement réussir dans les secteurs où nous sommes forts.
Nos animateurs et notre formation doivent être perçus comme les meilleurs – un volet du perfectionnement professionnel de nos bénévoles – la qualité de notre formation devrait être perçue comme une amélioration positive et bénéfique dans la vie professionnelle d’un individu.
Finalement, les membres du conseil ont réfléchi sur ce que nous pouvons faire maintenant et sur notre prochaine réunion afin d’aider le scoutisme et de poursuivre notre travail.
Il a été décidé que nos comités de conseil et leurs travaux devraient être le reflet de nos trois priorités, c’est-à-dire les trois premières orientations stratégiques.
Durant cette rencontre, nous nous sommes concentrés sur ce que nous pouvons faire plutôt que de nous pencher uniquement sur nos finances et autres enjeux fiduciaires – nous devons poursuivre notre conversation sur la manière d’identifier et de réaffecter les ressources afin de refléter nos orientations stratégiques.Alors, qu’en pensez-vous? Je sais que ces notes couvrent de nombreux sujets. Si vous avez quelques idées à partager, n’hésitez pas à m’envoyer un courriel – skent@scouts.ca.
Nous faisons tous partie de cette organisation. Si nous voulons le succès, nous devons nous centrer sur les bonnes choses et nous devons également nous engager réellement pour la croissance du scoutisme.Dans l’attente de la prochaine réunion du conseil!
